مدیریت تغییر در سازمان‌ها
مدیریت تغییرات سازمانی امری حیاتی برای هر سازمان است. در این مقاله، به بررسی مدیریت تغییر در سازمان‌ها خواهیم پرداخت.
تعریف مدیریت تغییر
مدیریت تغییر به فرآیندی اطلاق می‌شود که در آن سازمان‌ها تغییرات را در ساختار، فرآیندها، فرهنگ سازمانی و رفتار افراد پیاده می‌کنند. این تغییرات می‌توانند از طریق پیاده‌سازی فناوری جدید، به‌روزرسانی فرآیندها، اجرای پیشنهادات جدید، سازماندهی مجدد یا بهبود خدمات مشتریان ایجاد شوند.
مدل‌های مدیریت تغییر
مدل‌های مختلفی برای مدیریت تغییر وجود دارد. این مدل‌ها شامل مراحل مختلفی هستند که سازمان‌ها باید آنها را برای موفقیت در مدیریت تغییر طی کنند.
چالش‌ها و فرصت‌ها
مدیریت تغییر می‌تواند چالش‌هایی برای سازمان ایجاد کند. اما همچنین می‌تواند فرصت‌هایی را نیز فراهم کند. برای مثال، مدیریت تغییر می‌تواند به سازمان کمک کند تا به بهره‌وری بیشتری دست یابد.
اهمیت کارکنان در فرایند مدیریت تغییر
مدیریت تغییر به اهمیت وجودی کارکنان در تغییر اشاره می‌کند. ایجاد یک سازمان جدید، طراحی فرآیندهای کاری جدید و پیاده‌سازی فناوری‌های جدید، بدون همراهی دوجانبه کارکنان با سازمان، ممکن است هیچ‌گاه اثربخشی کاملی نداشته باشد. این امر به این خاطر است که موفقیت مالی بستگی به این دارد که افراد در سازمان تا چه حد از این تغییر استقبال کنند.
مدیریت تغییر به کارگیری یک فرآیند ساختاریافته و مجموعه‌ای از ابزارها برای هدایت افراد به سمت تغییر برای دستیابی به یک نتیجه دلخواه است. در نهایت، مدیریت تغییر بر چگونگی کمک به افراد برای مشارکت، پذیرش و استفاده از تغییر در کارهای روزمره خود تمرکز دارد.
مقاله پیشنهادی ما به شما همراهان گرامی مطالعه مقاله : مشاوره مدیریت تحول مدار
مدیریت تغییر سازمان
چرا به مدیریت تغییر نیاز داریم؟
دلایل متعددی برای بکارگیری مدیریت تغییر مؤثر در تلاش‌های بزرگ و کوچک وجود دارد. سه دلیل اصلی آن عبارتند از:
-
تغییر سازمانی در زمان واحد و برای یک نفر اتفاق می‌افتد
فکر کردن به تغییر فقط از منظر سازمانی آسان است. هنگامی که ادغام یا تصاحب را در نظر می‌گیرید، ممکن است بر ساختار مالی، یکپارچه‌سازی داده ها، سیستم‌ها و تغییرات فیزیکی مکانی تمرکز کنید. با این حال، تغییر سازمانی از هر نوعی که باشد در زمان واحد و برای یک نفر اتفاق می‌افتد. این به این دلیل است که یک تغییر در سطح سازمان تنها زمانی رخ می‌دهد که افراد در آن واحد وظایف خود را متفاوت انجام دهند.
سازمان‌ها تغییر نمی‌کنند، این کارکنان هستند که تغییر می‌کنند. این تأثیر انباشته تغییرات فردی موفق است که باعث ایجاد تغییرات موفق سازمانی می‌شود. اگر افراد در کارهای روزمره خود تغییراتی ایجاد نکنند، تلاش برای تحول سازمانی نتیجه‌ای نخواهد داشت.
-
نادیده گرفتن جنبه انسانی تغییرات پرهزینه است
مدیریت ضعیف یا نادیده گرفتن افراد، پیامدهای زیادی دارد:
- بهره‌وری در مقیاس بزرگتر برای مدتی بیش از حد لازم کاهش می‌یابد
- مدیران تمایلی به اختصاص زمان یا منابع مورد نیاز برای حمایت از تغییر ندارند
- ذینفعان کلیدی در جلسات حاضر نمی شوند
- تأمین‌کنندگان شروع به احساس تأثیر و مشاهده اختلال ناشی از تغییر می‌کنند
- مشتریان تأثیرات منفی یک تغییر را احساس می‌کنند در حالی که باید برای آنها این اثر نامشهود می‌بود
- روحیه کارکنان آسیب می‌بیند و اختلافات بین “ما” و “آنها” رفته رفته ظاهر می‌شود
- استرس، سردرگمی و فرسودگی شغلی افزایش می‌یابد
- کارکنان با ارزش سازمان را ترک می‌کنند
پروژه‌ها از انحراف‌های منفی زمانی و هزینه‌ای، دوباره کاری و حتی رها شدن رنج می‌برند. این پیامدها تأثیرات محسوسی بر سلامت پروژه و سازمان دارد. خوشبختانه، زمانی که یک رویکرد ساختاریافته را برای طرف تغییر ایجاد می‌کنید، می‌توانید این مسائل را کاهش دهید.
-
مدیریت تغییر احتمال موفقیت را افزایش می‌دهد
حجم فزاینده‌ای از داده‌ها تأثیر مدیریت تغییر مؤثر بر احتمال تحقق اهداف پروژه را نشان می‌دهد. نتیجه پژوهش‌ها نشان می‌دهد که 93 درصد از شرکت‌کنندگان با مدیریت تغییر عالی به اهداف دست یافتند یا از آنها فراتر رفتند، در حالی که تنها 15 درصد از افرادی که مدیریت تغییر ضعیف داشتند به اهداف دست یافتند یا از آنها فراتر رفتند.
مرحله فرآیند مدیریت تغییر
-
سازمان را برای تغییر آماده کنید
برای اینکه یک سازمان بتواند با موفقیت تغییرات را دنبال و اجرا کند، باید هم از نظر لجستیکی و هم از نظر فرهنگی آماده باشد. قبل از پرداختن به لجستیک، ابتدا باید آماده‌سازی فرهنگی صورت گیرد.
در مرحله آماده‌سازی، تمرکز مدیر بر کمک به کارکنان برای شناخت و درک نیاز به تغییر است. آنها آگاهی کارکنان را نسبت به چالش‌ها یا مشکلات مختلف پیش روی سازمان افزایش می‌دهند زیرا کارکنان در عمل نیروهای تغییر و عامل ایجاد نارضایتی از وضعیت موجود هستند. به دست آوردن این دستاورد از سوی کارمندانی که به اجرای تغییر کمک می‌کنند، می‌تواند بعداً اصطکاک و مقاومت را از بین ببرد.
-
ایجاد چشم‌انداز و برنامه‌ریزی برای تغییر
هنگامی که سازمان برای پذیرش تغییر آماده شد، مدیران باید یک برنامه کامل و واقع بینانه برای تحقق آن ایجاد کنند. این طرح باید شامل موارد زیر باشد:
- اهداف استراتژیک: این تغییر به سازمان کمک می‌کند تا به چه هدفی برسد؟
- شاخص‌های کلیدی عملکرد: موفقیت چگونه اندازه‌گیری می‌شود؟ چه معیارهایی باید تغییر کنند؟ در حال حاضر وضعیت پایه چگونه است؟
- ذینفعان و تیم پروژه: چه کسی بر اجرای تغییر نظارت خواهد کرد؟ چه کسی باید هر مرحله حساس را تأیید کند؟ چه کسی مسئول اجرا خواهد بود؟
- محدوده پروژه: پروژه شامل چه مراحل و اقدامات مشخصی خواهد بود؟ چه چیزی خارج از محدوده پروژه است؟
این طرح همچنین باید هر گونه عوامل ناشناخته یا موانعی را که ممکن است در طول فرآیند اجرا ایجاد شود و نیاز به چابکی و انعطاف دارد، در نظر بگیرد.
-
اعمال تغییرات
پس از تدوین طرح، تنها چیزی که باقی می‌ماند این است که مراحل ذکر شده در آن را اجرا کنید. این مراحل می‌توانند شامل تغییراتی در ساختار، استراتژی، سیستم‌ها، فرآیندها، رفتار کارکنان یا سایر جنبه‌های شرکت باشد.
طی اجرای مراحل، مدیران تغییر باید بر توانمندسازی کارکنان خود جهت انجام اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف متمرکز شوند. آنها همچنین باید تمام تلاش خود را برای پیش‌بینی موانع و اجتناب، حذف یا کاهش آنها به محض شناسایی انجام دهند. برقراری ارتباط مستمر با چشم انداز سازمان در طول فرآیند اجرا بسیار مهم است تا به اعضای تیم یادآوری شود که چرا تغییر دنبال می‌شود.
-
نهادینه‌سازی تغییرات در فرهنگ و شیوه‌های اجرایی شرکت
پس از تکمیل ابتکار تغییر، مدیران تغییر باید از بازگشت به وضعیت قبلی یا وضعیت موجود جلوگیری کنند. این امر به ویژه برای تغییرات سازمانی مرتبط با فرآیندها، گردش کار، فرهنگ و استراتژی‌ها مهم است. بدون برنامه کافی، کارمندان ممکن است به سمت «روش قدیمی» انجام کارها برگردند.
با نهادینه‌سازی تغییرات در فرهنگ و شیوه‌های اجرایی شرکت، وقوع عقبگرد دشوارتر می‌شود. ساختارهای سازمانی جدید، کنترل‌ها و سیستم‌های پاداش، همگی باید به عنوان ابزارهایی برای کمک به ثبات تغییر در نظر گرفته شوند.
-
بررسی میزان پیشرفت و تجزیه و تحلیل نتایج
صرفاً به این دلیل که یک ابتکار تغییر کامل شده به این معنی نیست که موفقیت‌آمیز نیز بوده است. انجام تجزیه و تحلیل و بازبینی، یا “پروژه پس از مرگ”، می‌تواند به رهبران کسب و کار کمک کند تا بفهمند که آیا اجرای ابتکار تغییر، یک موفقیت، شکست یا نتیجه‌ای فیمابین بوده است. همچنین می‌تواند بینش‌ها و درس‌های ارزشمندی را ارائه دهد که می‌تواند در تلاش‌های آتی تغییر سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
مدیریت تغییر سازمان
چه سازمان‌هایی نیازمند تغییر هستند؟
تغییرات در سازمان‌ها به دلایل مختلفی انجام می‌شود، گاهی این تغییرات به معنای تحول نزدیک‌ترند و گاهی اقدامات کوچک‌تری را شامل می‌شوند. به همین دلیل، تغییرات سازمان را باید یک طیف در نظر بگیریم و به همین ترتیب، بهانه‌های تغییر را هم از بزرگ به کوچک دسته‌بندی کنیم.
تغییرات تطبیق‌پذیر: یک سمتِ این طیف تغییرات تطبیق‌پذیر حضور دارند. این شکل از دگرگونی‌ها در افراطی‌ترین شکل خود معمولاً بر اصلاح یا بهبود متمرکز هستند. تغییر در رویکردها برای یافتن پاسخ به مشکلات در این دسته قرار می‌گیرند. برای مثال جابه‌جایی ساعت ناهار کارکنان برای افزایش بهره‌وری نمونه‌ای از این شکل تغییرات است.
تغییرات تحول‌گرا: این تغییرات بنیادین هستند و معمولاً زمان و هزینه قابل‌توجهی به سازمان تحمیل می‌کنند به همین دلیل معمولاً تنها زمانی به کار گرفته می‌شوند که اصل کسب‌وکار با تهدید روبه‌رو شده باشد. برای نمونه، شرکت کداک که تولیدکننده فیلم‌های آنالوگ عکاسی بود با پیشرفت فناوری نیازمند تغییر تحول‌گرا بود، تغییری که انجام نشد و کداک را نابود کرد.
انواع تغییر در سازمان
سازمان‌ها سیستم‌های پیچیده‌ای دارند و در طول فعالیت‌های خود باید سهام‌داران، کارکنان، تأمین‌کنندگان، مشتریان و البته جامعه‌ای که در آن حضور دارند را راضی نگه دارند. بروز هرگونه نارضایتی در هر یک از این گروها نیازمند تغییر است. از آنجایی که تغییرات سازمانی بر ای رفع نیازِ هر یک از این گروه‌ها متفاوت است، نوع آن نیز منحصربه‌فرد خواهد بود. با این حال به‌طورکلی، تغییرات را می‌توان بر اساس سه مفهوم شکل، نتایج و فرایند تغییر دسته‌بندی کرد. پژوهشگران حوزه مدیریت هر یک دسته‌بندی خود را برای انواع تغییر در سازمان معرفی می‌کنند، ما در اینجا به سه دسته‌بندی مطرح در این حوزه اشاره خواهیم کرد.
دسته‌بندی هفتگانه مایکل آرمسترانگ
مایکل آرمسترانگ نویسنده مطرح کتاب‌های حوزه منابع انسانی، تغییرات را به هفت دسته تقسیم می‌کند.
تغییرات رو به رشد (Increasing Changes)
شامل قدم‌های کوچک است و برای درک بهتری از شرایط فعلی انجام می‌شود، به همین دلیل در سطوح اجرایی انجام می‌شوند و در بخش‌های استراتژیک کمتر به کار گرفته می‌شوند.
تغییرات دگرگون‌کننده (Transforming Changes)
این تغییرات بنیادین هستند و ساختار و طبیعت سازمان را دستخوش تغییر می‌کنند و معمولاً به دلیل یک تغییر فاحش در هر یک بخش‌های سازمان یا اکوسیستمی است که شرکت در آن فعالیت می‌کند. مواردی مانند تولید یک محصول جدید و فشار ناگهانی از سوی رقبا از محرک‌های تغییرات دگرگون‌کننده هستند که به دلیل ماهیت آن حتماً باید توسط گروه مدیریتی خبره اعمال و هدایت شوند.
تغییرات استراتژیک (Strategic Changes)
تغییرات استراتژیک در سازمان‌ها طیف وسیعی از دگرگونی‌ها را در برمی‌گیرند و برای آن باید برنامه‌ریزی بلندمدت داشت. علاوه بر این، تغییرات استراتژیک نیازمند تحلیل‌های عمیق و گسترده هستند.
تغییرات سازمانی (Organizational Changes)
تغییرات سازمانی به ساختار و نحوه عملکرد سازمان می‌پردازد. نظام تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها، تمرکزگرایی یا غیرمتمرکزسازی فعالیت‌ها، مدیریت، کنترل و همکاری کارکنان مواردی هستند که ممکن است در تغییرات سازمانی تغییر کنند.
تغییرات فرایندی و سیستمی (Changes in Systems and Processes)
در صورتی که سازمان تغییر یا اصلاحی در شیوه عملکرد کارکنان ایجاد کند، تغییرات فرایندی و سیستمی رخ داده است. مثال بسیار تجربه‌شده در این حوزه، توجه به اتوماسیون و سایر تحولات دیجیتال در سازمان‌ها است.
تغییرات فرهنگی (Cultural Changes)
فرهنگ سازمانی باید تضمین‌کننده محیطی مطلوب برای کارکنان باشد تا عملکرد آنها را بهبود بخشد. مواردی مانند تداخل ارزش‌های سازمان با تغییرات محیط، نبود آمادگی برای ورود به بازارهای بزرگ و رشد سریع سازمان‌های کوچک دلایلی برای ایجاد تغییرات فرهنگی هستند.
مدیریت تغییر سازمان
تغییرات رفتاری (Changes in Behavior)
گاهی نیاز است کارکنان یک سازمان مسئولیت‌های خود را به‌عنوان فرد یا گروه بازتعریف کنند و اهداف بازنگری شوند، در این صورت تغییرات رفتاری انجام شده است. تغییرات رفتاری شخص‌محور هستند و به هدف بهبود عملکرد افراد اعمال خواهند شد.
ماتریس تغییر نادلر و توشمان
دیوید نادلر و مایکل توشمان، اساتید دانشگاه برکلی و هاروارد تحولات سازمانی را به‌طورکلی به دو دسته تحولات استراتژیک و ناگهانی (Strategic) و تحولات تدریجی و گام‌به‌گام (Incremental) تقسیم می‌کنند. همچنین از زاویه دیگری می‌توان آنها را به دو دسته تغییرات پیش‌بینی‌شده (Anticipatory) و تغییرات واکنشی (Reactive) طبقه‌بندی کرد؛
نتیجه‌گیری
در نهایت، مدیریت تغییر یکی از مهمترین عناصر هر سازمان است. بنابراین، مدیران باید از این فرآیند آگاه باشند و آنها را در استراتژی‌ها و عملیات خود لحاظ کنند.
برای ارسال نظر لطفا ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید. صفحه ورود و ثبت نام