تغییر را به فرصت تبدیل کنید: راهنمای جامع برای مدیریت تغییر در سازمان

در دنیای امروز که پر از تغییرات سریع و پیچیدگی های فراوان است، توانایی سازمان ها برای مدیریت تغییرات حیاتی است. مدیریت تغییر یک فرآیند است که به سازمان ها کمک می کند تا تغییرات را به طور موثر مدیریت کنند، با مقاومت در برابر تغییر مقابله کنند و از فرصت هایی که تغییرات ایجاد می کنند استفاده کنند.

مدیریت تغییر چیست؟

فرآیند هدایت تغییرات سازمانی به سمت حصول نتایج (از مرحله درک و آماده‌سازی تا اجرا و در نهایت کسب نتیجه) است.

تغییر سازمانی به اقداماتی اطلاق می‌شود که یک کسب و کار برای تغییر یا تعدیل یک جزء مشخص از سازمان خود انجام می‌دهد. این امر ممکن است شامل فرهنگ سازمانی، فرآیندهای داخلی، فناوری یا زیرساخت‌های زیربنایی، سلسله مراتب شرکت یا جنبه‌های مهم دیگر باشد.

مقاله پیشنهادی ما به شما همراهان رامی: مطالعه مقاله مشاوره مدیریت راهبردی برای تجارت پایدار و پویا

فرآیند مدیریت تغییر

1. تشخیص نیاز به تغییر

اولین گام در مدیریت تغییر، تشخیص نیاز به تغییر است. این می تواند شامل تغییرات در محیط کسب و کار، تغییرات در تکنولوژی، تغییرات در استراتژی سازمانی یا تغییرات در نیازها و انتظارات ذینفعان باشد.

2. طراحی استراتژی تغییر

پس از تشخیص نیاز به تغییر، مرحله بعدی طراحی استراتژی تغییر است. این شامل تعیین اهداف تغییر، تعیین روش های اجرای تغییر و تعیین منابع مورد نیاز برای پیاده سازی تغییر است.

3. اجرای تغییر

در این مرحله، سازمان شروع به پیاده سازی استراتژی تغییر می کند. این می تواند شامل تغییرات در ساختار سازمانی، فرآیندها، سیستم ها، فرهنگ سازمانی یا رفتار کارکنان باشد.

4. ارزیابی و تثبیت تغییر

پس از اجرای تغییر، سازمان باید تغییرات را ارزیابی کند تا ببیند آیا اهداف تغییر به درستی دست یافته اند یا خیر. سپس، سازمان باید تلاش کند تا تغییرات را در سازمان تثبیت کند تا از برگشت به روش های قدیمی جلوگیری کند.

تغییر سازمانی می‌تواند تطبیقی یا تحول آفرین باشد:

• تغییرات انطباقی: این دسته از تغییرات، کوچک، تدریجی و تکرارشونده هستند که سازمان برای تکامل محصولات، فرآیندها، گردش کار و استراتژی‌های خود در طول زمان آن‌ها را به‌کار می‌گیرد. بکارگیری یک نیروی جدید برای رسیدگی به افزایش تقاضا یا اجرای یک سیاست جدید دورکاری برای جذب متقاضیان شغلی هر دو نمونه‌هایی از تغییرات انطباقی هستند.
• تغییرات تحول‌آفرین: این نوع تغییرات از نظر مقیاس و وسعت بزرگتر هستند و اغلب به معنای خروج کامل و گاهی ناگهانی از وضعیت موجود هستند. راه‌اندازی یک محصول یا حوزه کسب و کاری جدید، یا توسعه بین‌المللی کسب و کار، نمونه‌هایی از تغییرات تحول آفرین هستند.

چرا به مدیریت تغییر نیاز داریم؟

دلایل متعددی برای بکارگیری مدیریت تغییر مؤثر در تلاش‌های بزرگ و کوچک وجود دارد. سه دلیل اصلی آن عبارتند از:

1. تغییر سازمانی در زمان واحد و برای یک نفر اتفاق می‌افتد

فکر کردن به تغییر فقط از منظر سازمانی آسان است. هنگامی که ادغام یا تصاحب را در نظر می‌گیرید، ممکن است بر ساختار مالی، یکپارچه‌سازی داده ها، سیستم‌ها و تغییرات فیزیکی مکانی تمرکز کنید. با این حال، تغییر سازمانی از هر نوعی که باشد در زمان واحد و برای یک نفر اتفاق می‌افتد. این به این دلیل است که یک تغییر در سطح سازمان تنها زمانی رخ می‌دهد که افراد در آن واحد وظایف خود را متفاوت انجام دهند.

سازمان‌ها تغییر نمی‌کنند، این کارکنان هستند که تغییر می‌کنند. این تأثیر انباشته تغییرات فردی موفق است که باعث ایجاد تغییرات موفق سازمانی می‌شود. اگر افراد در کارهای روزمره خود تغییراتی ایجاد نکنند، تلاش برای تحول سازمانی نتیجه‌ای نخواهد داشت.

2. نادیده گرفتن جنبه انسانی تغییرات پرهزینه است

مدیریت ضعیف یا نادیده گرفتن افراد، پیامدهای زیادی دارد:

• بهره‌وری در مقیاس بزرگتر برای مدتی بیش از حد لازم کاهش می‌یابد
• مدیران تمایلی به اختصاص زمان یا منابع مورد نیاز برای حمایت از تغییر ندارند
• ذینفعان کلیدی در جلسات حاضر نمی شوند
• تأمین‌کنندگان شروع به احساس تأثیر و مشاهده اختلال ناشی از تغییر می‌کنند
• مشتریان تأثیرات منفی یک تغییر را احساس می‌کنند در حالی که باید برای آن‌ها این اثر نامشهود می‌بود
• روحیه کارکنان آسیب می‌بیند و اختلافات بین “ما” و “آنها” رفته رفته ظاهر می‌شود
• استرس، سردرگمی و فرسودگی شغلی افزایش می‌یابد
• کارکنان با ارزش سازمان را ترک می‌کنند

پروژه‌ها از انحراف‌های منفی زمانی و هزینه‌ای، دوباره کاری و حتی رها شدن رنج می‌برند. این پیامدها تأثیرات محسوسی بر سلامت پروژه و سازمان دارد. خوشبختانه، زمانی که یک رویکرد ساختاریافته را برای طرف تغییر ایجاد می‌کنید، می‌توانید این مسائل را کاهش دهید.

3. مدیریت تغییر احتمال موفقیت را افزایش می‌دهد

حجم فزاینده‌ای از داده‌ها تأثیر مدیریت تغییر مؤثر بر احتمال تحقق اهداف پروژه را نشان می‌دهد. نتیجه پژوهش‌ها نشان می‌دهد که 93 درصد از شرکت‌کنندگان با مدیریت تغییر عالی به اهداف دست یافتند یا از آنها فراتر رفتند، در حالی که تنها 15 درصد از افرادی که مدیریت تغییر ضعیف داشتند به اهداف دست یافتند یا از آنها فراتر رفتند.

چالش‌های مدیریت تغییر

مدیریت منابع

مدیریت منابع فیزیکی، مالی، انسانی، اطلاعاتی و دارایی‌های نامشهود که به برنامه استراتژیک سازمان کمک می‌کنند، هنگام اجرای تغییر، سخت‌تر می‌شود.

مقاومت

مدیران و کارمندانی که بیشتر در معرض تغییر هستند، ممکن است نسبت به آن مقاومت داشته باشند. برای مثال اگر می‌خواهید سرور‌هایتان را عوض کنید ممکن است با مقاومت تیم فنی مواجه شوید. از آنجا که تغییر می‌تواند منجر به کارهای اضافی ناخواسته شود، مقاومت آن‌ها کاملا طبیعی است. شفافیت، آموزش، برنامه‌ریزی و صبر می‌توانند به کاهش مقاومت کمک کنند.

ارتباطات

شرکت‎ها معمولا نمی‌توانند پروتکل‌های ارتباطی درستی برای انتقال اخبار مربوط به تغییرات به کارمندان‌شان بسازند. نکته مهم این است که اخبار مرتبط با تغییرات باید به‌صورت مداوم به افراد اطلاع داده‌ شود.

فناوری جدید

استفاده از فناوری‌های جدید می‌تواند به‌طور کلی جریان کاری کارمند را مختل کند. بهترین کار این است که سازمان‌ها سریعا شروع به آموزش تکنولوژی جدید کنند و آن را بین کارمندان جا بیندازند به پذیرش فناوری جدید کمک کنند.

تفاوت دید در تغییر

یک تغییر ممکن است برای برخی بخش‌ها بهتر و برای بخش‌های دیگر خیلی سود‌بخش نباشد. اینجاست که مدیر، وظیفه الویت‌بندی ارزش‌ها را به‌عهده دارد تا از ایجاد تنش جلوگیری شود.

زمان‌بندی

این که تصمیم بگیرید یک تغییر را در کوتاه مدت یا بلند مدت اجرا کنید، می‌تواند تصمیم چالش‌برانگیزی باشد. برخی سازمان‌ها اعتقاد دارند که برنامه‌های تغییر کوتاه‌مدت بسیار موثرتر هستند. در حالی که عده‌ای دیگر معتقدند تغییر تدریجی، مقاومت را کاهش می‌دهد و خطاها را کم می‌کند.

مزایای مدیریت تغییر

مزایای فردی

مدیریت تغییر با بهبود کارایی، بهره‌وری، تمرکز افراد به آن‌ها کمک می‌کند تا درک بهتری از دلایل تغییر پیدا کنند و تاثیر آن را در بهبود زندگی کاری‌شان راحت‌تر درک کنند.

• غلبه بر مقاومت: ارتباط روشن درباره تغییرات آتی و گرفتن بازخورد از کارمندان، به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید مشکلاتی که وجود دارند، رفع می‌شوند و افراد به تغییرات دید خوبی پیدا می‌کنند.
• شناسایی حامیان تغییر: داشتن فرآیند مدیریت تغییر، امکان شناسایی افرادی را می‌دهد که ارزش تغییر را می‌بینند و مایل به حمایت از آن هستند. شناسایی این افراد در تیم‌ها و نقش‌های مختلف کمک می‌کند تا تمامی کارکنان از تغییرات مطلع شوند.
• افزایش بهره‌وری: فرآیند مدیریت تغییر می‌تواند به تیم شما کمک کند تا موانع یا نقاط مقاومت احتمالی را پیش‌بینی کنید (و برنامه‌ای برای غلبه بر آن‌ها ارائه دهید) طوری که تغییرات به آرامی انجام شود و همه بتوانند مؤثر کار کنند.

مزایای تیمی

مدیریت تغییر در سطح تیمی هم مزایای زیادی از جمله بهبود بهره‌وری، تمرکز، و شفافیت دارد.

• بهبود همسویی: به‌ اشتراک‌گذاری اطلاعات مشابه درباره تغییر، ارتباط تیم را قوی‌تر می‌کند و همه می‌توانند به سوی هدف مشترک کار کنند.
• بهبود همکاری: فرآیند مدیریت تغییر به افراد از تیم‌های مختلف کمک می‌کند تا نقش جدید خود را زودتر بپذیرند، هرگونه انتظارات نسبت به این نقش را درک کنند و در نتیجه؛ شاهد همکاری بیشتر تیم‌ها خواهیم بود.
• تسهیل شفاف‌سازی تصمیم‌گیری: وقتی در‌مورد تغییرات شفاف هستید، همه این فرصت را دارند که بهترین تصمیم را برای آینده خودشان بگیرند. علاوه‌بر این، ارتباطات شفاف سازمان، تعداد سوالات تکراری را که رهبران باید به آن‌ها پاسخ دهند را به شدت کاهش می‌دهد. این امر منجر به این اتفاق خواهد شد که آن‌ها زمان بیشتری برای تمرکز روی فعالیت‌هایی با اولویت بالا و تصمیم گیری آگاهانه اختصاص دهند.

مزایای سازمانی

سازمان‌ها معمولاً متوجه می‌شوند که مدیریت تغییر موثر به بهبود درگیری کارمندان، افزایش بهره‌وری کلی و دستیابی به اهداف استراتژیک کمک می‌کند.

• بهبود مشارکت کارمندان: وقتی افراد دلیل “چرا” پشت تغییر و تاثیر مستقیم آن بر کار خود را درک می‌کنند، مشارکت بیشتری برای انجام آن کار خواهند داشت.
• افزایش بهره‌وری کلی: فرآیند مدیریت تغییر به شما برنامه‌ای گام‌به‌گام و واضح برای بهینه‌سازی برخی از جنبه‌های کسب‌و‌کارتان می‌دهد. ارتباط شفاف به همه کمک می‌کند بفهمند کجا و چه زمانی باید نقش خود را در تغییرات ایفا کنند. بنابراین؛ اجرای تغییر به آرامی پیش می‌رود و بهروه‌وری کلی افزایش پیدا می‌کند.
• دستیابی به اهداف استراتژیک: هنگام اجرای تغییر، مهم است که آن را به اهداف تجاری خاص و قابل اندازه‌گیری ربط دهید. این کار به شما اطمینان می‌دهد که نتیجه مورد نظر خود را به دست می‌آورید.

چه اقداماتی لازم است تا مدیریت تغییر موفق عمل کند؟

• اسپانسر اجرایی مناسب: اسپانسر مدیریت تغییرات، مسئول تدوین تغییر و دستیابی به منابع مدیریتی است. از سوی دیگر اسپانسر باید اثرات تغییر بر کارکنان را درک کند. این افراد صادقانه ارتباط برقرار می‌کنند و بادقت به حرف‌های دیگران گوش می‌دهند و با افرادی که از شیوه کار جدید ناراضی هستند،همدلی می‌کنند.
• تمایل فرهنگی برای سازگاری و تغییر: تمام سازمان‌ها در برابر تغییر مقاومت می‌کنند اما آن‌هایی که شعار «تا زمانی که خراب نشده، تعمیر نکن» را دنبال می‌کنند، نیاز به یک فراخوانی بزرگ برای تغییر رفتار دارند.
• تمایل فردی به تغییر: افراد باید مایل به بررسی اطلاعات جدید و تطابق با رفتار و رویکردهای جدید باشند. از آن‌جا که اکثر مردم وضع موجود را ترجیح می‌دهند، تغییر، کار دشواری است.
• پاداش و عواقب: تغییرات عمده باید به کمک پاداش و عواقب تقویت شوند. برنامه‌های عملکرد فردی با نتایج مشخص و قابل‌اندازه‌گیری نیاز به تقویت دارند. افرادی که اهداف خود را برآورده می‌کنند باید پاداش دریافت کنند و افرادی که این اهداف را برآورده نمی‌کنند باید با عواقب آن روبرو شوند.

نتیجه گیری

مدیریت تغییر یک فرآیند حیاتی است که به سازمان ها کمک می کند تا با تغییرات سریع و پیچیده ای که در محیط کسب و کار رخ می دهد، کنار بیایند. با استفاده از مدیریت تغییر، سازمان ها می توانند تغییرات را به طور موثر مدیریت کنند، با مقاومت در برابر تغییر مقابله کنند و از فرصت هایی که تغییرات ایجاد می کنند استفاده کنند.

مهشاد لازمی